Gestion des heures dans le commerce de détail.

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J’ai eu la chance d’intervenir dans une entreprise qui vivait un problème de productivité. J’avais le mandat d’évaluer les processus dans le but d’améliorer la productivité. Mais, surprise, la gestion des heures n’était pas adéquate pour répondre aux besoins de base des opérations courantes des commerces.

Un trop-plein de temps plein créer un manque flexibilité dans les opérations. Souvent les magasins mentionnent manquer d’heures, pour atteindre leurs objectifs. Souvent c’est plutôt l’inverse, il ne manque pas d’heure, il manque de main-d’œuvre.

Voici un exercice sur le nombre de temps plein vs le nombre de temps partiel dans un district. Comme vous pouvez le constater sur le tableau 1, l’important n’est pas tant le nombre de temps plein versus le temps partiel, mais plutôt l’obligation de donner des heures aux temps pleins «la flexibilité ».

Dans le tableau 1, le magasin Alpha a 4 temps pleins pour 7 temps partiels. Donc, 11 employés pour un pourcentage de 36% d’employés temps plein. Le magasin a un budget moyen de 230 h par semaine.

Comme le magasin à un gérant à 40h semaine et un assistant à 40h semaine et une clef à 32 h et un temps plein à 25h le total doit être divisé par le nombre d’heures moyen au budget. Total de 40+40+32+25= 137h / 230 = un ratio de flexibilité de 60%.

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Le ratio de flexibilité doit être inférieur à 60 % pour la plupart des magasins. Pour les magasins qui ont moins de 300 heures, ce ratio devrait osciller aux alentours de 50%. Pour tous les autres magasins qui sont un ratio supérieur à 75 %,  ils sont en problématique, car ils n’ont aucune flexibilité d’ajouter de la main-d’oeuvre dans les temps opportuns.

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Normalement, les ressources humaines devraient avoir un suivi sur l’ensemble des magasins pour  qu’ils puissent mesurer ce ratio de flexibilité. Le tableau 2, démontre bien la différence entre deux magasins avec le même nombre d’heures. Le magasin C avec plus de flexibilité et le magasin A qui n’a aucune flexibilité.

L’avantage d’avoir de la flexibilité nous donne la chance d’avoir plus de personnes dans un moment spécifique.

Exemple; un samedi entre 11h et 14h avec 5 caissières. Le magasin A ne sera pas en mesure de le faire. Étant donné le manque de personnels et son obligation d’heures temps plein.

Aussi, trois employés en raison de trois heures seront plus productifs qu’un employé pour une période de neuf heures. Nous évitons les périodes de pauses et si l’un des trois employés s’absente, les deux autres peuvent combler le surplus de travail « flexibilité ».

Les points négatifs à un ratio de flexibilité inférieur à 60%. 

  • Difficulté de recruter.
  • L’augmentation du nombre d’associés, plus de coût (embauches, formations, DAS et intégration).
  • Difficulté à conserver des bons éléments par manque d’heure.
  • La rotation en nombre, plus élever.
  • Moins d’appartenances envers la compagnie.

Les points positifs à un ratio de flexibilité inférieur à 60%.

  • Meilleure flexibilité sur le nombre de personnels accessible (en cas de maladie et surplus, travail).
  • Plus d’option pour créer de la relève.
  • Donne la chance aux autres employés d’avoir des congés.
  • Apporte moins de stress, partage des tâches plus efficaces.
  • Augmentation de la créativité, plus d’individus.
  • Moins d’heures supplémentaires forcées.

Si vous avez un ratio de flexibilité en place, vous serez en mesure de planifier et d’organiser vos équipes sur le nombre d’employés que vous devez recruter pour les périodes névralgiques. L’objectif est de vous assurer d’avoir le maximum de main-d’œuvre disponible pendant la plus grosse période de l’année « période des fêtes».

Normalement, vous commencerez le recrutement vers la fin septembre en conséquence d’offrir quelques heures en octobre et novembre et d’être prêt pour décembre. Donc, la formation sera adéquate, et vous pourrez pallier à ceux qui risquent de vous quitter en cours de route.

Si vous n’adoptez pas la stratégie de flexibilité. Ce qui aura pour effet d’étirer les heures de travail de nos gens de 25h à 40h/semaine. C’est un peu comme demander à un coureur qui à l’habitude de courir 25km de faire un marathon. C’est possible, mais pour les trois prochains mois!

Et pour ceux qui sont des employés temps partiel de qualité moyenne. Ils risquent de basculer temps pleins étant donné notre manque de recrutement et notre incapacité à réagir rapidement.

Si vous avez des questions ou des commentaires, n’hésitez pas à communiquer avec moi.

Danny Couturier

dannycouturier@gmail.com

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